Datenschutzerklärung zu vhs-cockpit
(Version 1, gültig ab 11.03.2025)
Der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Nutzung unseres Online-Angebots ist uns wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf dieser Plattform informieren. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und in Übereinstimmung mit den einschlägigen Datenschutzgesetzen.
Auf cockpit.vhs.cloud werden Informationen zum Kursangebot von Volkshochschulen und eine Verlinkung zur jeweils kursdurchführenden Volkshochschule zur Verfügung gestellt. Die Plattform wird von Deutscher Volkshochschul-Verband e.V., Königswinterer Straße 552 b, 53227 Bonn (künftig: „DVV“ oder „Wir“) betrieben.
Die Informationen und die Verlinkung zur kursdurchführenden Volkshochschule dienen dem übergreifenden Ziel, durch die bessere Sichtbarmachung die Teilnahme an regionalen sowie überregionalen Volkshochschulkursen zu erhöhen. Hierfür bietet der DVV Nutzerfunktionen an, diese Informationen zum Kursangebot in Merklisten, Gespeicherten Suchen und E-Mail-Abos individuell zu speichern sowie über die Angabe von Interessen, persönliche Empfehlungen zu erhalten.
1. Begriffsbestimmungen
Diese Datenschutzerklärung verwendet die Begrifflichkeiten des Art. 4 DS-GVO.
2. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie Kontakt des Datenschutzbeauftragten
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Deutscher Volkshochschul-Verband e.V.
Königswinterer Straße 552 b
53227 Bonn
Deutschland
Tel.: 0228 975690
E-Mail: info@dvv-vhs.de
(siehe Impressum)
Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter dsb@dvv-vhs.de.
3. Nutzung, Weitergabe und Löschung personenbezogener Daten
Der DVV verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, die Sie bei der Verwendung der verschiedenen Nutzerfunktionen angeben („Nutzerdaten“), ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften und nur insoweit, als dies zum technischen Betrieb der Plattform und der Durchführung des Nutzungsverhältnisses mit Ihnen im Rahmen der zur Verfügung stehenden Portalfunktionen erforderlich ist.
Grundsätzlich gilt, dass Sie selbst im Rahmen Ihrer Plattform-Nutzung entscheiden, welche personenbezogenen Nutzerdaten Sie in Nutzerfunktionen speichern.
Daten, die Sie selbst auf unserer Plattform in Nutzerfunktionen (z.B. Meine Merkliste, Meine Such-Abos, Meine Interessen und Basiseinstellungen zur Suche) als Nutzerdaten gespeichert haben, können Sie jederzeit selbst wieder löschen. Falls Sie hierzu Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Auf cockpit.vhs.cloud werden keine Nutzerprofile erstellt, d.h. ein personenbezogenes Profiling durch automatisierte Auswertung und Interpretation von Nutzer*innen-Daten und -Aktionen findet nicht statt.
Zur Weiterentwicklung der Suche speichern wir eingegebene Suchbegriffe und Filterkombinationen ohne Bezug zur suchenden Person.
Weitergabe an Dritte
Eine Datenübermittlung an Dritte erfolgt nur, wenn dies für die Erbringung der auf den Portalen angebotenen Funktionen erforderlich ist oder Sie zuvor in eine Übermittlung ausdrücklich eingewilligt haben.
Um die Funktionalität des Portals sicherzustellen, setzt der DVV Unterauftragnehmer ein, mit denen der DVV einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO geschlossen hat, welcher die datenschutzrechtskonforme Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sicherstellt.
Wir sind behördlich im Einzelfall ggf. verpflichtet, Auskunft über Daten zu erteilen, soweit dies für Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr durch Polizeibehörden oder zur Erfüllung der gesetzlichen Auflagen des Staatsschutzes auf gesetzlicher Grundlage erforderlich ist.
4. Registrierungsdaten
Die Nutzung der Suchfunktion auf cockpit.vhs.cloud ist ohne Registrierung möglich.
Die Nutzung der weiteren Funktionen Merkliste, Gespeicherte Suchen, Meine Interessen und Einstellungen setzt eine einmalige, ordnungsgemäße Registrierung unter Angabe der richtigen und vollständigen persönlichen Daten der Nutzer*innen voraus.
Registrierung
Die Registrierung erfolgt online und eigenständig durch die Nutzer*innen. Nach Registrierung erhalten Sie einen Bestätigungslink per Email, um Ihren persönlichen Zugang zur Plattform freizuschalten. Dieser Link hat eine Gültigkeit von zwei Tagen. Sofern keine Bestätigung erfolgt, werden Ihre personenbezogenen Daten unwiderruflich gelöscht. Erfolg nach der Freischaltung innerhalb der nächsten vier Wochen kein Login, wird der Zugang unwiderruflich gelöscht. Um einen erneuten Zugang zu erhalten, müssen sich Nutzer*innen erneut registrieren.
Bei der Registrierung werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet und für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft gespeichert:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail-Adresse
Die Verarbeitung der Daten dient der Anlage Ihres Zugangs sowie der Erstellung des auf der Plattform vorhandenen Nutzerprofils unter „Einstellungen“. Darüber hinaus wird die Email-Adresse für die Zusendung des Bestätigungslinks genutzt, mit dem Sie Ihren Account freischalten können (Double-Opt-in).
Ihr Name und die E-Mail-Adresse werden verarbeitet, damit der DVV als Betreiber der Plattform Ihnen alle Nutzerfunktionen (z.B. E-Mail-Benachrichtigung über neue Kurse) zugänglich machen kann.
Falls Sie Änderungen an Ihren Registrierungsdaten oder die Löschung Ihrer Zugangsdaten wünschen, können Sie dies im Bereich „Einstellungen“ vornehmen oder sich bei Fragen dazu an unseren Support wenden.
5. Nutzungsdaten nach Login
Wenn Sie nach erfolgreichem Login Inhalte auf der Plattform in den verschiedenen Nutzerfunktionen speichern (z.B. Kurse in der Merkliste oder Such-Eingaben), wird das Datum und die Uhrzeit der Speicherung gespeichert.
Wir speichern zudem Datum und Uhrzeit Ihres ersten, letzten und vorletzten Logins, die IP-Adresse, die sie zum Zeitpunkt des letzten Logins genutzt haben sowie die Summe und die Gesamtdauer Ihrer Logins.
Zweck und Speicherfrist: Durch die Speicherung der Nutzungsdaten zu Ihrem Login dokumentieren wir, dass Sie beim ersten Login unsere AGB zur Nutzung der Plattform akzeptiert und unsere Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben.
Der Zeitpunkt Ihres letzten Logins dokumentiert, ob Sie die Plattform (noch) nutzen. Der Zeitpunkt Ihres vorletzten Logins wird systemseitig benötigt, um Ihnen ggf. Inhalte und Informationen anzuzeigen, die seit Ihrem letzten Login neu für Sie sind. Der Zeitpunkt Ihres ersten Logins wird dauerhaft gespeichert, um den Beginn Ihrer Nutzung zu dokumentieren. Summe und Gesamtdauer Ihrer Logins werden nicht personenbezogen zu rein statistischen Zwecken ausgewertet.
Sämtliche Nutzungsdaten werden gelöscht, wenn Ihr Zugang gelöscht wird.
6. Verarbeitung personenbezogener Daten bei Support-Anfragen
Zur Erfassung und Bearbeitung Ihrer Support-Anfragen per E-Mail nutzen wir ein Ticket-System, welches es uns ermöglicht, Ihre Anfragen schnellstmöglich im Support-Team zu bearbeiten.
Anfragen an den DVV als Anbieter und Betreiber von vhs-cockpit werden in dem vom DVV selbst betriebenen Ticketsystem „osTicket“ verarbeitet.
Folgende personenbezogene Daten werden standardmäßig bei der Erstellung eines Support-Tickets erfasst und verarbeitet:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail-Adresse
- Beschreibung des Problems (Text und ggf. Dateien, z.B. Screenshots)
- Ihre Telefonnummer (optional)
- Zuordnung zu einem vorgegebenen sog. „Hilfethema“
- ID-Nummer Ihres Tickets im Ticket-System
Im Ticket-System osTicket erfolgt bei der Ersterstellung des Tickets eine Speicherung oben genannter Daten als Gast-Account. Gast-Accounts bieten im Wesentlichen die Möglichkeit zeitlich befristet den kompletten Verlauf des zugehörigen Tickets einzusehen, zu bearbeiten und zu ergänzen. Ein Login in das Ticketsystem geschieht hier durch einen Klick auf einen Ticket-Link mit Authentifizierungsinformationen, welcher dem Nutzer mit jeder E-Mail des Ticketsystems mitgeschickt wird, oder alternativ durch einen Login mit E-Mail-Adresse und Ticket-Nummer. Die Zeit der Inaktivität, nach der ein automatischer Logout stattfindet, beträgt 60 Minuten. Für diese Funktionalität wird ein technisch notwendiges Session-Cookie gesetzt.
Bei Online-Zugriff auf osTicket entstehen zusätzlich Daten im Serverlog-File von osTicket (vgl. Punkt 10. „Log-Files“).
Zweck der Verarbeitung
Die von Ihnen im Zusammenhang mit Support-Anfragen zur Verfügung gestellten Daten verarbeiten wir ausschließlich zu dem Zweck, Ihre Support-Anfragen schnellstmöglich zu beantworten.
Weitergabe an Dritte
Ihre Support-Daten werden ausschließlich von Mitarbeiter*innen des DVV verarbeitet.
Löschfristen
Die Daten Ihrer Support-Anfrage werden gelöscht, wenn Sie als Auftraggeber*in zu Ihrem Anliegen innerhalb von sechs Monaten keine Folgefragen mehr stellen. Wir gehen dann davon aus, dass Ihre Anfrage endgültig gelöst ist und damit der Zweck der Verarbeitung entfallen ist.
7. Sicherheit
Wir haben eine Vielzahl von Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, um Ihre personenbezogenen Daten, die auf unserer Plattform gespeichert sind, vor Manipulationen, Verlust, Zerstörung und gegen den Zugriff unberechtigter Personen angemessen zu schützen. Ihre Daten werden durch entsprechende organisatorische und technische Maßnahmen abgesichert. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden im Zuge der technologischen Entwicklung fortlaufend geprüft und bei Bedarf angepasst.
8. Verwendung von Session-Cookies
Die Plattform verwendet nach Login eines Mitglieds sog. Session-Cookies, d.h. kleine Dateien, die automatisch auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Über ein Session-Cookie sichern wir Ihre aktuelle „Sitzung“ (Session), d.h. Ihre Verbindung zu unserem Server. Diese Speicherung hilft Ihnen, unsere Plattform sicher zu nutzen. Das Session-Cookie wird nur während der Dauer Ihres Besuches auf Ihrem Endgerät gespeichert. Sobald Sie den Browser schließen, wird Ihr Session-Cookie automatisch gelöscht. Sie können die Setzung von Cookies durch unsere Plattform jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Ferner können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich. Deaktivieren Sie die Setzung von Cookies in dem genutzten Internetbrowser, sind unter Umständen nicht alle Funktionen der Plattform vollumfänglich nutzbar.
9. Datenschutzbestimmungen zu Einsatz und Verwendung des Web-Analyse-Tools MATOMO
Der DVV hat auf seinen Portalen die Komponente MATOMO integriert. MATOMO ist ein Open-Source-Softwaretool zur Web-Analyse. Web-Analyse ist die Erhebung, Sammlung und Auswertung von Daten über das Verhalten von Besucher*innen von Internetseiten. Ein Web-Analyse-Tool erfasst unter anderem Daten darüber, von welcher Internetseite eine betroffene Person auf eine Internetseite gekommen ist (sogenannter Referrer), auf welche Unterseiten der Internetseite zugegriffen oder wie oft und für welche Verweildauer eine Unterseite betrachtet wurde.
Die Software wird auf dem Server des DVV betrieben, die Logdateien werden ausschließlich auf diesem Server gespeichert.
Der Zweck der MATOMO-Komponente ist die Analyse der Besucherströme auf unseren Portalen. Wir nutzen die gewonnenen Daten und Informationen unter anderem dazu, die Nutzung dieser Portale anonymisiert auszuwerten, um Online-Reports, welche die Aktivitäten auf unseren Portalen aufzeigen, zusammenzustellen.
Wir setzen Matomo auf unseren Portalen ausschließlich ohne Tracking-Cookie ein.
10. Log-Files
Bei jedem Besuch von cockpit.vhs.cloud werden, wie bei allen Websites, automatisch von dem von Ihnen genutzten Internetbrowser Nutzungsdaten übermittelt und vom Webserver in Protokolldateien, den sog. Server-Log-Files, automatisiert gespeichert. Die dabei gespeicherten Datensätze enthalten folgende Informationen:
- Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
- Name der aufgerufenen Seite
- Referrer URL (die Website, von der aus Sie zur Plattform gekommen sind)
- Typ und Version des von Ihnen verwendeten Browsers
- Verwendetes Betriebssystem
- Ihre IP-Adresse
Das letzte Oktett der IP-Adresse, also die Zahlenreihe hinter dem letzten Punkt, wird automatisch anonymisiert gespeichert, so dass die IP-Adresse nicht personenbezogen ausgewertet werden kann, solange Sie sich nicht mit Ihrem personalisierten Zugang einloggen. Bei jedem Login wird Ihre IP-Adresse gespeichert und nach dem übernächsten Login automatisch wieder gelöscht.
Alle erfassten Server-Log-Files werden nach sieben Tagen automatisiert gelöscht. Die Daten der Server-Log-Files werden ausschließlich zur Sicherstellung des technischen Betriebs (Fehleranalyse) und zu rein statistischen Zwecken genutzt.
11. Routinemäßige Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten
Der für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist.
Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine Aufbewahrungsfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.
Wird Ihr Zugang gelöscht, werden zugleich auch alle personenbezogenen Daten, die in Verbindung mit Ihrem Zugang verarbeitet wurden, endgültig gelöscht.
12. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Einwilligung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
13. Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden
Sämtliche Daten, die mit Ihrem Zugang verbunden sind, werden zusammen mit Ihren Registrierungsdaten endgültig gelöscht, wenn Ihr Zugang gelöscht wird.
Nutzerdaten: Sie haben jederzeit über Ihren persönlichen Login auf der Plattform Zugang zu Ihren personenbezogenen Nutzerdaten. Sie können diese Daten daher auch jederzeit selbst löschen. Sollten Sie Probleme mit der Löschung Ihrer Daten haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Nutzungsdaten: Ihre personenbezogenen Nutzungsdaten (z.B. die IP-Adresse Ihres ersten und letzten Logins sowie die Summe Ihrer Logins und die Gesamtdauer Ihrer Plattform-Nutzung) werden endgültig gelöscht, wenn Ihr Zugang gelöscht wird.
14. Ihre Rechte
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
a) Recht auf Bestätigung
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Möchten Sie dieses Bestätigungsrecht in Anspruch nehmen, können Sie sich hierzu jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder eine*n andere*n Mitarbeiter*in , des für die Verarbeitung Verantwortlichen, wenden.
b) Recht auf Auskunft
Sie haben weiterhin das Recht, jederzeit von uns unentgeltliche Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.
c) Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.
d) Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer Löschung keine schutzwürdigen Gründe entgegenstehen.
e) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
f) Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
g) Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt, für die Zukunft Widerspruch einzulegen.
h) Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.
15. Haben Sie weitere Fragen zum Schutz Ihrer Daten?
Wenn Sie weitere Fragen zum Thema Datenschutz haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich unter den angegebenen Kontaktdaten direkt an den DVV.